Diese Erklärung beschreibt, wie AppFabrik AI personenbezogene Daten bei der Nutzung der mobilen App AI Contract Manager verarbeitet. Für die AppFabrik-AI-Website gilt die allgemeine Datenschutzerklärung.
Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlich: Wasiliy Strecker, AppFabrik AI, Ludwigstrasse 23, 86152 Augsburg, Deutschland.
Datenschutz- und Rechtskontakt: contact@appfabrik-ai.de. Nutzer-Support: support@appfabrik-ai.de.
Lokale App-Daten
Vertragsfelder, Dokumente, Anhänge, Erinnerungen, Notizen, Kaufguthaben und Einstellungen werden grundsätzlich lokal auf dem Gerät gespeichert. Verschlüsselte Sicherungen legt die App nur an einem vom Nutzer gewählten Speicherort ab. AppFabrik AI erhält keinen Zugriff auf lokale Dokumente oder Sicherungen, solange der Nutzer sie nicht selbst an den Support sendet oder eine Cloud-Funktion startet.
Lokale Texterkennung mit Google ML Kit
Die App verwendet Google ML Kit für Dokument-Scan und Texterkennung. Dokumentbilder, erkannter Text und Erkennungsergebnisse werden dabei auf dem Gerät verarbeitet und von ML Kit nicht an Google übermittelt.
Das ML-Kit-SDK kann technische Diagnose- und Nutzungsdaten an Google senden. Dazu gehören Geräte- und App-Informationen, eine installationsbezogene Kennung, Leistungswerte, Bildformat und Auflösung, Größen von Ein- und Ausgaben, Funktionsversionen, Ereignistypen und Fehlercodes. Google nutzt diese Daten für Diagnose, Wartung, Verbesserung sowie Missbrauchserkennung und überträgt sie verschlüsselt. Details stehen in den ML-Kit-Datenschutzhinweisen und den ML-Kit-Datenangaben.
KI-Analyse und Online-Anbieterprüfung
Cloud-Funktionen starten nur auf ausdrückliche Aktion des Nutzers. Für die KI-Analyse sendet die App erkannten OCR-Text, OCR-Sicherheit, Textblock-Metadaten, Quelltyp, Seitenzahl sowie Schema- und Prompt-Kennungen über api.appfabrik-ai.de an die OpenAI API. Für die Online-Anbieterprüfung werden Anbietername, Vertragsbezeichnung, Land, Vertragskategorie und die für Kontaktvorschläge erforderlichen Kontaktfelder verarbeitet. Dabei kann die OpenAI-Websuche genutzt werden.
Original-PDFs und Bilddateien werden standardmäßig nicht an OpenAI gesendet. Das AppFabrik-AI-Gateway speichert OCR-Text, Vertragsinhalt und KI-Ergebnis nicht dauerhaft. Status- und Nutzungsmetadaten wie Zeitpunkt, Pfad, Status, Dauer, Modell, Seitenzahl, Zeichenzahl und Token-Nutzung können bis zu 14 Tage gespeichert werden.
OpenAI verwendet API-Daten nach den aktuellen API-Datenkontrollen nicht zum Trainieren oder Verbessern der Modelle, sofern AppFabrik AI dem nicht ausdrücklich zustimmt. Die AppFabrik-AI-Anfragen verwenden store: false. OpenAI kann dennoch Missbrauchsprotokolle mit Prompts, Antworten und Metadaten standardmäßig bis zu 30 Tage speichern, in erforderlichen Ausnahmefällen länger. Weitere Einzelheiten enthält die OpenAI-Dokumentation zu API-Daten.
Keine besonderen Kategorien in Cloud-Funktionen
KI-Analyse und Online-Anbieterprüfung dürfen nicht für Angaben über Gesundheit, genetische oder biometrische Merkmale, rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Sexualleben oder sexuelle Orientierung verwendet werden. Vor jeder Cloud-Anfrage bestätigt der Nutzer, dass die übermittelten Angaben keine solchen Daten enthalten. Verträge können unabhängig davon lokal verwaltet werden.
Google-Play-Kaufprüfung
Bei einem Kauf über Google Play übermittelt die App Plattform, Produktkennung, Kaufkennung, lokale und serverseitige Verifizierungsdaten, Verifizierungsquelle, Paketkennung und eine zufällige Kaufzuordnung an das AppFabrik-AI-Gateway. Der Google-Kauftoken wird zur Bestätigung des Kaufs an die Google Play Developer API gesendet und nur während dieser Prüfung verarbeitet.
Zur Freischaltung und zum Schutz vor mehrfacher Gutschrift speichert das Gateway ausschließlich kryptografische Hashwerte der Transaktion und Kaufzuordnung, Produktkennung, gewährte Guthabenarten, Bearbeitungsstatus und Zeitstempel. Der rohe Google-Kauftoken und die rohe Kaufzuordnung werden nicht im Kaufledger gespeichert. Die pseudonymisierten Ledger-Daten werden bis zu drei Jahre nach dem letzten Bearbeitungsstatus aufbewahrt. Abrechnungs- und Kontodaten verarbeitet Google nach den Bedingungen des verwendeten Google-Play-Kontos.
Zwecke und Rechtsgrundlagen
- Lokale Organisation und vom Nutzer angeforderte App-Funktionen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit AppFabrik AI dabei personenbezogene Daten verarbeitet.
- KI-Analyse und Online-Anbieterprüfung: Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
- Kaufprüfung und Freischaltung: Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
- Technische Sicherheit, Fehlerdiagnose und Schutz vor Mehrfachgutschriften oder Missbrauch: berechtigte Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
- Erfüllung zwingender gesetzlicher Pflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Die berechtigten Interessen bestehen in einem sicheren, stabilen und wirtschaftlich missbrauchsgeschützten Betrieb der App und ihrer Schnittstellen.
Empfänger und Drittlandübermittlungen
Empfänger können der Hosting-Anbieter des Gateways, OpenAI Ireland Limited und deren Unterauftragsverarbeiter, Google für ML Kit und Google Play sowie vom Nutzer selbst gewählte Speicheranbieter sein. Für Übermittlungen von OpenAI aus dem EWR werden nach dem geltenden OpenAI-Datenverarbeitungsnachtrag Angemessenheitsbeschlüsse oder EU-Standardvertragsklauseln verwendet. Google beschreibt für Übermittlungen insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse, das EU-US Data Privacy Framework und erforderlichenfalls Standardvertragsklauseln in seinen Hinweisen zu Datenübermittlungen.
Aufbewahrung und Löschung
- Lokale App-Daten bleiben bis zur Löschung durch den Nutzer auf dem Gerät.
- OCR-Text, Vertragsinhalt, KI-Ergebnisse und rohe Kaufbelege werden vom Gateway nur für die laufende Anfrage verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert.
- Website- und Gateway-Anfragemetadaten werden höchstens 14 Tage gespeichert.
- Supportvorgänge werden grundsätzlich zwölf Monate nach Abschluss gelöscht. Sie können länger aufbewahrt werden, wenn dies für gesetzliche Pflichten oder laufende Ansprüche erforderlich ist.
- Pseudonymisierte Kaufledger-Daten werden höchstens drei Jahre nach dem letzten Bearbeitungsstatus gespeichert.
- Für OpenAI und Google gelten zusätzlich die oben verlinkten Aufbewahrungsregeln der jeweiligen Anbieter.
Lokale Daten und externe Sicherungen muss der Nutzer an den jeweiligen Speicherorten löschen. Anfragen zu serverseitigen Daten können über Datenlöschung oder per E-Mail gestellt werden. Weil Kaufledger-Daten pseudonymisiert sind, kann zur Zuordnung einer Anfrage ein geeigneter Kaufnachweis erforderlich sein.
Einwilligung widerrufen
Die Zustimmung zu KI-Analysen und Online-Anbieterprüfungen kann in der App unter „Optionen > Rechtliches & Datenschutz“ jeweils getrennt zurückgezogen werden. Danach fragt die App vor einer weiteren Übertragung erneut. Der Widerruf wirkt für die Zukunft und berührt die Rechtmäßigkeit vorheriger Verarbeitungen nicht. Eine Löschanfrage kann zusätzlich über die oben genannten Kontaktwege gestellt werden.
Rechte und Beschwerde
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Einwilligungen können jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Keine Rechtsberatung
AI Contract Manager ist ein Organisationstool und bietet keine Rechtsberatung. Erkannte Fristen, Kontaktdaten, Kündigungs- und Widerrufsinformationen müssen vor der Verwendung geprüft werden.